Eine zuverlässige Reinigungsfirma sollte im Alltag möglichst wenig auffallen – weil die vereinbarten Leistungen zuverlässig erledigt werden, die Räume gepflegt sind und bei Fragen ein Ansprechpartner erreichbar ist.

Problematisch wird es, wenn Mitarbeiter, Mieter oder Kunden regelmäßig Verschmutzungen bemerken, vereinbarte Leistungen ausbleiben oder Beschwerden immer wieder auftreten.

Doch wann handelt es sich lediglich um einen einzelnen Fehler – und wann ist es tatsächlich sinnvoll, über einen Wechsel der Reinigungsfirma nachzudenken?

In diesem Ratgeber zeigen wir 10 typische Warnsignale, erklären, worauf Unternehmen, Eigentümer und Hausverwaltungen achten sollten und wie ein Wechsel des Gebäudedienstleisters möglichst reibungslos vorbereitet werden kann.

1. Die Reinigungsqualität lässt dauerhaft nach

Ein einzelner übersehener Papierkorb ist noch kein Grund, sofort den Dienstleister zu wechseln.

Anders sieht es aus, wenn sich Probleme regelmäßig wiederholen:

• Böden bleiben sichtbar verschmutzt
• Staub sammelt sich auf Oberflächen
• Ecken und Randbereiche werden ausgelassen
• Sanitärbereiche wirken ungepflegt
• Treppen oder Eingangsbereiche werden nur oberflächlich gereinigt
• vereinbarte Arbeiten werden wiederholt vergessen

Besonders wichtig ist dabei die Entwicklung über einen längeren Zeitraum.

War die Qualität zu Beginn gut und nimmt anschließend immer weiter ab, sollte zunächst das Gespräch mit der Reinigungsfirma gesucht werden.

Ändert sich trotz mehrfacher Hinweise nichts, kann ein Wechsel sinnvoll sein.

2. Sie müssen ständig kontrollieren und nacharbeiten

Eine professionelle Gebäudereinigung soll den Auftraggeber entlasten.

Wenn Mitarbeiter oder Eigentümer nach jedem Reinigungstermin kontrollieren müssen, ob wirklich alles erledigt wurde, läuft etwas falsch.

Noch deutlicher wird das Problem, wenn eigenes Personal regelmäßig selbst zum Wischmopp greifen oder Sanitärbereiche nachreinigen muss.

Das kostet nicht nur Zeit.

Sie bezahlen in diesem Fall für eine Dienstleistung, die anschließend teilweise noch einmal durch eigenes Personal erbracht wird.

Ein guter Reinigungsdienst sollte deshalb über klare Abläufe und eine eigene Qualitätskontrolle verfügen.

3. Vereinbarte Leistungen werden regelmäßig vergessen

Ein detailliertes Leistungsverzeichnis ist eine wichtige Grundlage für eine funktionierende Zusammenarbeit.

Darin kann beispielsweise festgelegt werden:

• welche Räume gereinigt werden
• welche Böden zu reinigen sind
• wie häufig Sanitärbereiche gereinigt werden
• wann Treppenhäuser gereinigt werden
• welche periodischen Arbeiten dazugehören
• ob Verbrauchsmaterialien kontrolliert werden
• welche zusätzlichen Leistungen vereinbart wurden

Wenn vereinbarte Arbeiten trotzdem regelmäßig ausfallen, sollte geklärt werden, warum.

Fehlt möglicherweise ein eindeutiger Reinigungsplan?

Oder werden vorhandene Vereinbarungen schlicht nicht eingehalten?

Gerade bei wiederkehrenden Problemen hilft eine schriftlich festgelegte Leistungsbeschreibung, weil beide Seiten genau nachvollziehen können, was zum Auftrag gehört.

4. Beschwerden werden nicht ernst genommen

Fehler können überall passieren.

Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob ein Problem entsteht, sondern vor allem, wie der Dienstleister damit umgeht.

Eine gute Reinigungsfirma sollte auf eine berechtigte Reklamation reagieren, die Ursache prüfen und dafür sorgen, dass sich derselbe Fehler möglichst nicht ständig wiederholt.

Problematisch wird es, wenn:

• niemand erreichbar ist
• Beschwerden unbeantwortet bleiben
• immer wieder Ausreden folgen
• Probleme nur kurzfristig behoben werden
• dieselbe Reklamation ständig erneut notwendig ist

Eine gute Zusammenarbeit braucht Kommunikation.

Wenn der Auftraggeber jeder Lösung hinterherlaufen muss, wird aus einer eigentlich entlastenden Dienstleistung schnell zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

5. Das Reinigungspersonal wechselt ständig

Personalwechsel lassen sich in der Gebäudereinigung nicht vollständig vermeiden.

Urlaub, Krankheit oder Veränderungen im Personalbestand gehören zum normalen Betriebsalltag.

Problematisch kann es jedoch werden, wenn ständig neue Reinigungskräfte erscheinen und niemand das Objekt wirklich kennt.

Jedes Gebäude hat Besonderheiten.

Wo befinden sich Reinigungsmittel?

Welche Räume dürfen wann betreten werden?

Welche Oberflächen benötigen besondere Pflege?

Welche Bereiche sind besonders wichtig?

Welche Türen müssen anschließend verschlossen werden?

Regelmäßigkeit und eine gute Einweisung können deshalb einen erheblichen Einfluss auf die Qualität haben.

6. Die Kommunikation funktioniert nicht

Ein unterschätztes Qualitätsmerkmal einer Reinigungsfirma ist die Erreichbarkeit.

Nicht jede Kleinigkeit erfordert ein langes Gespräch. Trotzdem sollte klar sein, an wen sich der Kunde wenden kann.

Ein fester Ansprechpartner erleichtert beispielsweise:

• Änderungen des Reinigungsplans
• Terminabsprachen
• Reklamationen
• zusätzliche Reinigungsleistungen
• Urlaubs- oder Feiertagsregelungen
• kurzfristige Besonderheiten im Objekt

Wenn Nachrichten regelmäßig unbeantwortet bleiben oder für jedes Problem eine andere Person zuständig ist, kann die Zusammenarbeit unnötig kompliziert werden.

7. Es gibt keinen klaren Reinigungsplan

„Bitte alles sauber machen“ ist keine gute Grundlage für eine professionelle Unterhaltsreinigung.

Je größer das Objekt, desto wichtiger wird ein nachvollziehbarer Plan.

Dabei können Leistungen beispielsweise in unterschiedliche Intervalle aufgeteilt werden:

Regelmäßige Arbeiten

Dazu können je nach Objekt beispielsweise Bodenreinigung, Abfallentsorgung, Sanitärreinigung und die Pflege häufig genutzter Bereiche gehören.

Periodische Arbeiten

Andere Tätigkeiten müssen nicht bei jedem Reinigungstermin durchgeführt werden.

Dazu können beispielsweise Fußleisten, Türen, Heizkörper oder schwer erreichbare Bereiche gehören.

Sonder- und Grundreinigungen

Fensterreinigung, intensive Bodenpflege oder eine Grundreinigung können zusätzlich in größeren Abständen vereinbart werden.

Ein solcher Plan sorgt dafür, dass nicht nur die auffälligen Flächen regelmäßig gereinigt werden.

8. Das Gebäude sieht kurz nach der Reinigung wieder ungepflegt aus

Hier sollte man allerdings genau hinschauen.

Nicht jedes verschmutzte Treppenhaus wenige Stunden nach der Reinigung bedeutet automatisch schlechte Arbeit.

Bei stark frequentierten Gebäuden kann ein bisheriges Reinigungsintervall schlicht nicht mehr ausreichend sein.

Ein Beispiel:

Wurde ein Treppenhaus bisher einmal pro Woche gereinigt, inzwischen nutzen aber wesentlich mehr Personen das Gebäude, kann ein zusätzliches Reinigungsintervall sinnvoll werden.

Ein professioneller Dienstleister sollte solche Veränderungen erkennen und gemeinsam mit dem Auftraggeber nach einer passenden Lösung suchen.

Deshalb gilt:

Nicht jedes Qualitätsproblem erfordert einen Anbieterwechsel. Manchmal muss lediglich das Reinigungskonzept angepasst werden.

9. Preis und Leistung passen nicht mehr zusammen

Der günstigste Reinigungsdienst ist nicht automatisch der wirtschaftlichste.

Genauso bedeutet ein höherer Preis nicht automatisch bessere Qualität.

Entscheidend ist das Verhältnis zwischen vereinbarter Leistung, tatsächlicher Ausführung und Kosten.

Wenn ein vermeintlich günstiger Anbieter regelmäßig Arbeiten auslässt und eigenes Personal anschließend nachreinigen muss, können die tatsächlichen Kosten höher sein als zunächst gedacht.

Umgekehrt sollte auch eine Preiserhöhung nachvollziehbar sein.

Bei der Bewertung eines Angebots lohnt sich deshalb der Blick auf den gesamten Leistungsumfang und nicht ausschließlich auf den Endpreis.

10. Das Vertrauen in die Reinigungsfirma ist verloren gegangen

Dieser Punkt wird häufig unterschätzt.

Reinigungskräfte bewegen sich teilweise außerhalb der normalen Geschäftszeiten in Büros, Praxen, Treppenhäusern oder anderen nicht öffentlich zugänglichen Bereichen.

Zuverlässigkeit, Diskretion und Vertrauen sind deshalb wichtige Bestandteile der Zusammenarbeit.

Wenn der Auftraggeber dauerhaft das Gefühl hat, ständig kontrollieren zu müssen, Termine nicht eingehalten werden oder Absprachen regelmäßig scheitern, ist die Geschäftsbeziehung häufig bereits erheblich belastet.

Dann kann es sinnvoll sein, Alternativen zu prüfen.

Muss man bei jedem Problem sofort die Reinigungsfirma wechseln?

Nein.

Ein Anbieterwechsel sollte nicht die erste Reaktion auf einen einzelnen Fehler sein.

Ein sinnvoller Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

1. Problem konkret dokumentieren

Statt „Die Reinigung ist schlecht“ besser konkret festhalten, welche Leistung nicht zufriedenstellend ausgeführt wurde.

2. Ansprechpartner informieren

Der Reinigungsfirma sollte die Möglichkeit gegeben werden, das Problem zu beheben.

3. Verbesserung beobachten

Entscheidend ist, ob die vereinbarte Qualität anschließend dauerhaft erreicht wird.

4. Leistungen überprüfen

Manchmal liegt das Problem nicht bei der Ausführung, sondern bei einem inzwischen nicht mehr passenden Reinigungsintervall oder Leistungsumfang.

5. Alternativen vergleichen

Bleiben die Probleme bestehen, können Angebote anderer Reinigungsunternehmen eingeholt werden.

So lässt sich wesentlich objektiver entscheiden, ob ein Wechsel tatsächlich sinnvoll ist.

Reinigungsfirma wechseln: Worauf sollte man vorher achten?

Bevor ein neuer Dienstleister beauftragt wird, sollte zunächst der bestehende Vertrag geprüft werden.

Besonders wichtig sind:

• Vertragslaufzeit
• Kündigungsfrist
• vereinbarter Leistungsumfang
• mögliche Sonderkündigungsregelungen
• Rückgabe von Schlüsseln oder Zugangsmitteln
• letzter Reinigungstermin
• Starttermin des neuen Dienstleisters

Bei rechtlichen Fragen zum bestehenden Vertrag sollte im Zweifel fachkundiger Rat eingeholt werden.

Für einen möglichst reibungslosen Übergang empfiehlt es sich außerdem, den neuen Dienstleister rechtzeitig einzuplanen.

So lässt sich vermeiden, dass zwischen altem und neuem Anbieter eine längere Reinigungspause entsteht.

Worauf sollte man bei der neuen Reinigungsfirma achten?

Ein Wechsel bringt wenig, wenn beim neuen Anbieter dieselben Probleme auftreten.

Vor der Entscheidung würde ich deshalb insbesondere auf folgende Punkte achten:

Klare Leistungsbeschreibung

Was genau ist im Angebot enthalten?

Individuelle Objektbesichtigung

Ein seriös kalkuliertes Angebot sollte den tatsächlichen Aufwand des Objekts berücksichtigen.

Verständliche Reinigungsintervalle

Welche Arbeiten erfolgen täglich, wöchentlich oder in größeren Abständen?

Erreichbarer Ansprechpartner

Wer ist zuständig, wenn eine Frage oder Reklamation entsteht?

Transparente Kosten

Das Angebot sollte nachvollziehbar erkennen lassen, welche Leistungen vereinbart werden.

Zuverlässige Organisation

Auch Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit sollten organisatorisch berücksichtigt werden.

Ein Anbieterwechsel kann auch eine Chance sein

Der Wechsel einer Reinigungsfirma bedeutet zunächst organisatorischen Aufwand.

Gleichzeitig bietet er die Gelegenheit, den bisherigen Reinigungsumfang grundsätzlich zu überprüfen.

Vielleicht haben sich die Anforderungen des Gebäudes verändert.

Vielleicht werden inzwischen mehr Räume genutzt.

Oder bestimmte Leistungen werden regelmäßig bezahlt, obwohl sie kaum benötigt werden.

Ein neuer Reinigungsplan kann deshalb nicht nur Qualitätsprobleme lösen, sondern auch helfen, die Reinigung besser an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.

Reinigungsfirma in Essen wechseln – Engelskraft als Alternative

Wenn Sie mit Ihrer derzeitigen Gebäudereinigung nicht mehr zufrieden sind, lohnt sich zunächst eine sachliche Bestandsaufnahme:

Was funktioniert gut? Was funktioniert nicht? Und welche Leistungen benötigen Sie tatsächlich?

Engelskraft Facility Management unterstützt Unternehmen, Eigentümer und Hausverwaltungen in Essen bei individuell abgestimmten Reinigungslösungen.

Vor einer Zusammenarbeit können die Räumlichkeiten besichtigt und der gewünschte Leistungsumfang gemeinsam abgestimmt werden.

Auf dieser Grundlage lässt sich ein Reinigungskonzept erstellen, das zum tatsächlichen Bedarf des Objekts passt.

Sie überlegen, Ihre Reinigungsfirma in Essen zu wechseln?

Gerne können Sie eine unverbindliche Anfrage stellen und gemeinsam mit uns besprechen, welche Reinigungslösung für Ihr Objekt sinnvoll ist.

Häufig gestellte Fragen zum Wechsel einer Reinigungsfirma

Wann sollte man eine Reinigungsfirma wechseln?

Ein Wechsel kann sinnvoll sein, wenn Qualitätsprobleme dauerhaft auftreten, vereinbarte Leistungen wiederholt ausbleiben, Reklamationen keine Verbesserung bringen oder die Kommunikation mit dem Dienstleister dauerhaft nicht funktioniert.

Sollte man die Reinigungsfirma nach einer einzigen schlechten Reinigung wechseln?

In der Regel nicht. Einzelne Fehler können passieren. Entscheidend ist, wie der Dienstleister auf die Reklamation reagiert und ob die vereinbarte Qualität anschließend wieder zuverlässig erreicht wird.

Wie finde ich eine neue Reinigungsfirma?

Vergleichen Sie nicht ausschließlich Preise. Leistungsumfang, Reinigungsintervalle, Kommunikation, Zuverlässigkeit und eine nachvollziehbare Kalkulation sind ebenfalls wichtige Auswahlkriterien.

Sollte die neue Reinigungsfirma das Objekt vorher besichtigen?

Eine Objektbesichtigung kann sehr sinnvoll sein. Dadurch lassen sich Größe, Bodenbeläge, Nutzung, Sanitärbereiche und besondere Anforderungen berücksichtigen und der tatsächliche Aufwand besser einschätzen.

Kann ich meine bisherige Reinigungsfirma jederzeit kündigen?

Das hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. Prüfen Sie insbesondere Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Bei Unsicherheit über rechtliche Fragen zum Vertrag empfiehlt sich fachkundiger Rat.

Wie vermeide ich eine Reinigungspause beim Anbieterwechsel?

Der Starttermin des neuen Dienstleisters sollte mit dem Ende des bisherigen Vertrags abgestimmt werden. Schlüsselübergabe, Zugangsregelungen und Einweisung sollten ebenfalls rechtzeitig organisiert werden.